最近憶えてよかったパソコンスキル

はじめに

　私は建設会社で働く土木技術者です。パソコンを本格的に使い始めたのは、就職してからです。

　最近メキメキとパソコンスキルが向上しているので、紹介したいと思います。

　これを読めば、業務効率化間違いなしです！

1.パソコンのショートカット編

　まずはショートカットです。ショートカットは知っているかどうかでかなり変わってきます。知る、そして使ってみる。これを繰り返すことで日々スキルアップを実感することができます。

①部分スクリーンショット

Windowsの場合

　Windows＋Shift＋S

MacBookの場合

　Shift＋command＋cntrol＋4

主な使い道

　PC画面をスクショして、teamsなどのチャットツールで送信する。

　PCで仕事をしていて、誰かに相談したい場合は画面のスクショを送った方が良いことが多いです。そんな時にパッとスクリーンショットを撮る。しかも撮ったスクリーンショットはCtrl＋Vで貼り付けることができる。格段に情報伝達のスピード・濃度が向上します。

②新しいフォルダを作成する

Windowsの場合

　Ctrl＋Shift＋N

MacBookの場合

　command＋Shift＋N

　何か業務に取り組むときは、まずフォルダを作成しています。その際に右クリック→新しいフォルダを作成→キーボードに手を移動させる→フォルダ名を入力する。

　ショートカットを使用すると、キーボードに手を置いたままフォルダが作成できます。あとは、そのままフォルダ名を入力して、エンターを2回押せば作成したフォルダに入り込みデータを作り始めることができます。これで、脱マウスの第一歩を踏み出せます！

③ブラウザショートカット

　ブラウジングをしていて、この単語知らないから検索してみようと思った時にどうしますか？

　マウスで単語を選択→コピー→マウスで新しいタブを開く→ペースト→エンターで検索でしょうか？

　これもショートカットを使用することで一瞬でできます。

Windowsの場合

　単語をコピーするまでは一緒→Ctrl＋T（新しいタブを開く）→Ctrl＋Vで貼り付け→エンターで検索

　新しいタブを開くと上部のアドレスバーに入力できる状態になっているので、そのまま検索をかけることができます！

　今開いているページから移動しても良い場合は、Alt＋Dでアドレスバーに移動します。そのままテキスト入力して検索してしまいましょう。

2.Microsoft365

　皆さんの会社にはMicrosoft365が入ってますか？多くの方が、仕事をする際に、ExcelやWordを使用すると思います。それらのツールを総称して、Microsoft365と言います。これを知ることで、かなり世界が変わります。これも知っているか知らないかで天と地の差が生まれます！

①Excelマクロ

　Excelマクロと聞くと皆さんはどういう印象を受けますか？

　「はいはい、なんかマニアックな人が良くわからないことをして何か自動化してるやつでしょ。私には関係ないでーす」

　と思うのではないでしょうか？

　私も最近までマクロなんて知りませんでしたし、知ろうとも思いませんでした。今更始めるのはちょっととも思っていました。でも今だからこそ始めても良いのではないでしょうか？

　なぜならChatGPTをはじめとする、生成AIの登場により、マクロに関する深い知識がなくても作れてしまうようになったからです。かくいう私も、マクロについての知識はありません。全てAIに依頼して作ってもらっています。自分のちょっとした業務を自動化するという体験はこの上ない価値があります。　

　ちょっとだけでもやってみましょう！

②Power Query

　また知らない言葉が出てきた。もう嫌。

　Power Query（パワークエリ）とは、Excelに搭載されている、標準機能です。では何ができるのかというと、複数のcsvを結合したり、データを整える作業を覚えて、新しいデータが来ても同じような処理をしてくれたりします。

　さらに、特定のフォルダを指定すれば、そこにデータを格納するだけで、ボタン1つで新しいデータを取ってきて、同じように整理してくれます。最高ですね。

まとめ

　業務効率化は日々の地道な努力も大事です。そして、何をすれば良いのかに気づくためには、まずは知る必要があります。普段から情報が入ってくるような仕組み、意識も大事です。

tantan

土木技術者

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2018年大手建設会社へ入社 2023年4月より内勤への異動を命じられる アパートを借り、一人暮らしする費用を賄うためにブログを始める 好きなもの ・猫 ・コーヒー ・ミニマリズム ・読書 ・筋トレ ・BMX ・散歩