iPadとApple Pencilで残業削減：紙とプリンターにさよならを告げる方法

はじめに

　僕はゼネコンで5年間施工管理をしていました。入社当時から残業は80時間/月は当たり前でした。もともと体力がなかったので、どうにか業務を効率化する方法を模索する日々を過ごしていました。

　ある年度のはじめに所長から「2倍働け」と言われました。「いや人増やしてくれよ・・」と思いましたが、どうにか実現する方法を模索しました。そんな僕が辿り着いたiPad×Apple Pencilによる、残業削減方法についてご紹介します。

　この記事を読めば、Apple Pencilって要る？残業なんてどうやって減らすの？という疑問を解消できます。

tantan

今ではApple Pencil無しでは生きていけないぐらい活用しています。

結論

　Apple Pencilは買うかどうか悩むのではなく、買ってからどう使うかを悩むべきだ。

　そんな時代が来ています。特に時代から何年も置いて行かれている建設業界には、即全員購入してもらいたいです。使わないと良さは分かりません。知らないと何もできません。まず確認ではなく、まず購入です！

従来の働き方とその欠点

　まずは従来の働き方を整理してみましょう。

1. 資料は紙が当たり前
2. 仕事を人に頼む＝サボっている
3. 後からデータを見返すことを考えていない

この辺りが従来の働き方と考えます。それぞれについて詳しくみていきましょう！

①資料は紙が当たり前

　紙で印刷して渡さないと相手に失礼？そんな風潮がいまだに漂っているのではないでしょうか？

　紙の資料が生まれた瞬間に、資料のファイリング・整理・収納・処分などの業務が同時に生まれます。そして、机の周りが資料で溢れてしまうのです。そして、しばらく経ってあの資料どこいったっけ？が始まってしまうのです。

②仕事を人に頼む＝サボっている

　高学歴で真面目な人に多い印象です。全部自分でやらないといけないと思っていたり、これは自分じゃないとできないと勘違いしてしまっていたりします。そして、人に仕事をお願いする＝自分が楽をしたい、サボりたいということになってしまうのではないかと思ってしまっています。さらに、誰かに仕事を頼む方が手間だと考え、全て自分でやろうとしてしまうのです。

③後からデータを見返すことを考えていない

　自分が今、目の前でやっている業務について一番詳しいのは誰でしょうか？

　もちろん自分だと答える人が多いでしょう。では自分は今この瞬間の1人だけでしょうか？　違います！自分と一言でいっても、今この瞬間の自分と、明日の自分と、1ヶ月後の自分など、色んな瞬間の自分が存在するのです。

　じゃあ、1ヶ月後の自分がその業務を振り返りたいと思ったときにどうなっているのが、一番理想的でしょうか？　そうデータとして当時の自分がまとめておいてくれることです。データを後から見返す意識がないと、この行動はできません。

iPad×Apple Pencilによる業務革命

　ここからは私が実際に行った、iPadとApple Pencilを用いた、業務革命についてご紹介します。

①全てデジタルを基本とする

　今まで紙に書いていたメモやドラフトも全てデジタルに移行しました。具体的にはMicrosoftのOneNoteを使用しました。毎日、日付をタイトルにしたページを作成して、ToDoからちょっとしたメモまで全てをそのページに書き殴りました。

②人に頼む前提で仕事をする

　何がなんでも定時に帰らないといけない、でも業務量は今まで通り。そんな絶望的なことを言われたらどうしますか？

　家に持ち帰って仕事をする？昼飯も食べずに仕事をする？だって時間がないからと言い訳をする？適当に形だけ終わったように見える仕事をする？

　この場合は、まず「めっちゃ必死で頭を使って考える」を行う必要があります。

　私は所長から「2倍働け」と言われました。「無理やろ」と思いましたが、言われっぱなしも癪なので頭を使って考えました。労働時間は2倍にできないし、そもそも2倍にしたところで成果は2倍にならない。2倍のスピードで働くこともできないし、効率化できない業務もある。じゃあどうすれば良いか、【人に頼む】という結論を導き出しました。

　常に1人以上に自分の仕事をやって貰えば、1＋1＝2です。つまり、2倍の仕事をしていることになりますよね。

　じゃあどうすれば人に頼めるのだろうか。それは人に頼む、人に引き継ぐ前提でデジタルで仕事をすることが必須となります。

　説明資料を紙で渡すのではなく、pdfにApple Pencilで手書きしてデータとして送る。説明を口頭でするのではなく、チャットで文章として送る。データの場所もチャットで送る。全てデジタルを前提とします。自分用のドラフトだって、OneNoteに書いていれば共有することも楽勝です。

　iPad×Apple Pencilを使うと、プリンターも紙も必要としません。「地球にやさしいね」という話ではありません。

　「いつでも・どこでも・同じように」仕事をすることができるのです。こう言った場面ってよくありませんか？

　成果物を〇〇さんに送ったけど、今会社にいないから戻ってから確認します。それまで手待ち・・・

　会社に戻らないと成果物のチェックができないのは、時間を無駄にする可能性が高く、非常にもったいないです。デジタルで仕事をすると、そんな憂いは全くなくなります。だって、紙なんていらないんですもの。iPad×Apple Pencilで成果物のpdfをチェックしながら、修正があれば手書きで注釈を加えていく。そしてチェックバックもチャットでポイっと送る。相手の仕事の手を止めないように、爆速でチェックバックをすることができます。

③後から見返す前提で仕事をする

　仕事はやったら終わりではないです。後から見返して同じ労力をかけなくてもある程度のことができるようにする必要があります。そうしないと、次から次に降ってくる仕事を処理しきれず、効率の悪い人間になってしまいます。さらには、自分がすでに習得していて、本来なら部下に任せることのできる仕事まで自分で抱えてしまいます。

　自分にとっても時間のロスです。部下にとっても業務を習得する機会の損失です。結果として会社としてチームとしてのパワーアップの機会を失ってしまいます。

　じゃあどうすれば良いのか。自分が業務に取り組む段階からデジタルで仕事をする。それが正解です。メモもOneNoteでデジタルメモ。マニュアルもOneNoteで共有する。データもOneDriveに保存しておいて、いつでも見返せる・人に送れる。そんな状態を作り続けていく必要があります。　

　紙を自分の引き出しや棚にストックしているようではだめです。誰も使えない、出先で見れない、ただの紙屑と化してしまいます。

業務革命による残業削減を実現した

　とにかくデジタル化×人に仕事を頼むことで、それまで残業時間が80時間/月でしたが、50時間/月ほどに減らすことができました。

　同年代の3.5倍の件数を外注することができました。社内の使えるツールや部署も使い倒すことにより、誰よりも早く働き方をシフトすることができました。

　現在は当時の自分の働き方や、作成した資料データをもとに、現場の働き方改革やICT化の推進を行っています。いまだに紙やアナログを使っている現場がほとんどで、このような考え方を普及させることの重要性を感じています。

会社員は残業を減らすことでも会社の利益向上に貢献できる

　最後になぜ私が業務効率化や残業時間の削減に取り組むのかについてご紹介したいと思います。正直iPadやApple Pencilのようなガジェットが好きなので、ただ使ってみたいという気持ちもあります。ただ、あくまでもそれらはツールであって目的ではありません（たまに使ってみたいが勝っている時もありますが・・・）

　株式会社の目的はなんでしょうか？と聞かれたら何て答えますか？

　正解は、株主に利益を還元すること。それ以外ありません。仕事のやりがいや、会社を通じた社会貢献、自らのスキルアップなんてものは、従業員が気持ちよく働けるための要素でしかありません。会社員をしていると、働いた時間だけ給料が発生することも多く、会社に利益向上に意識が行きづらいのも現実だと思います。しかし、そんな意識ではダメなのです。残業を減らす、働き方を変えていくのには、会社の利益向上という側面から見ると、一種の使命ですらあります。

　残業時間の削減による残業代の削減・業務効率化による生産性向上。それらによって無駄な費用を削減することができるだけで、それは十分会社の利益を向上させたと言って良いものです。ものすごい案件を受注して、遂行することだけが、利益向上ではありません。自分のちょっとした業務改善による費用削減も立派な利益向上です！

まとめ

　全ての会社員よ、革命家であれ！

　自分の業務を自分で変えていけるのは、面白いです。使えるものは使って、最新のテクノロジーにどっぷり浸かりましょう！！

　この記事が皆さんの変化のきっかけに少しでもなれれば嬉しいです。

tantan

以上、Apple Pencilマニアからでした！

tantan

土木技術者

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2018年大手建設会社へ入社 2023年4月より内勤への異動を命じられる アパートを借り、一人暮らしする費用を賄うためにブログを始める 好きなもの ・猫 ・コーヒー ・ミニマリズム ・読書 ・筋トレ ・BMX ・散歩