【体験記】「完璧を目指してしまい、仕事が終わらない」を解決する方法

はじめに

　仕事に完璧なんてありません。あなたが会社に勤めていて、上司がいるのであれば、成果物を判断するのは上司です。上司も人間なので完璧な判断ができているわけではありません。

　「本当にこれで大丈夫だろうか」そう思ってもう少し仕上げてから提出しよう。結果として相手の意図しない成果物ができてしまい、手直しに大幅な時間を取られてしまうことはありませんか？

　今回は完璧を目指してしまい、仕事をが終わらないに対する、私なりの解決策を実体験をもとにご紹介します。

言われている期日はどのレベル？

　仕事には期日があります。でもその期日って何の期日なのでしょうか？

　先方に提出する日？先方に提出する前に、上司が確認して手直しするための時間も見込んだ日？何となくこれぐらいで終わるだろうと見込まれた日？

期日ギリギリの提出が何を生むのか？

　期日ギリギリに提出された場合はどうなるでしょうか？

　その業務に対して完璧にマスターできており、手直しや抜け漏れが全くないという自信がある場合は問題がないでしょう。では、そうではない場合だったらどうでしょうか？

　成果物の完成系を自分では理解しきれていない範囲まで及んでいる場合、判断するのは上司となります。どのレベルの期日であっても、一目見た瞬間に方向性が違った場合、冷や汗ものです。

　その瞬間に、これから指導して修正して、またチェックして修正すると間に合わないのではないかと思います。人によっては自分の思い通りにならない部下に対して怒りを露わにする場合もあるかもしれません。ため息混じりに受け取り、自分で手直しする人もいるかもしれません。

　結果として誰も得しない状況が生まれる可能性が高いです。

60点でもいいから早く出せとはどういうこと？

　特に若手のうちはとにかく60点でもいいから早めに一度出すようにと言われます。それはなぜなのでしょうか？そもそも60点というのはどういう状態を指すのでしょうか？

　私はたたき台レベルで十分60点だと思います。

　でもそんな状態で上司の元へ相談にってもいいの？仕事のできないやつと思われちゃうんじゃ・・・基本的にそんな心配はいらないと思います。むしろ、そんなことを言ってくる上司であれば顔色を伺う価値もないと思います。

　たたき台を作るということは、0→1をやっているということです。何もない状態から形を作り、自分のわかる範囲での必要な項目を洗い出し、自分なりの意図を込めたものを作っているのです。

早めの60点を上司はどう受け取るか？

　一度上司の立場なってみましょう。部下に仕事を指示し、期日も示しました。その期日は大体これぐらいあれば終わるだろうというものとします。そして、修正も見越して最終的な成果物としての提出を見込んでいます。

　指示した日の午後には一度見ていただいても良いでしょうか？と部下から言われます。たたき台レベルの成果物を見た上司には2つの観点が生まれます。

①部下のレベルがわかる

　部下が何を理解していて、どう考えているか、そして何をわかっていないかが分かります。これはかなり大きな利点です。何が分からないかが、分からないと指導もできません。

②最終的な成果物の形に対する共通認識をすりあわせることができる。

　人は何となくこんな感じと思っている状態と、何か少しでも形として出来上がったものに対して議論するのでは、全く理解度が変わります。もちろん後者の方が、より具体的な議論ができます。

　たたき台はお互いの認識を擦り合わせて、抜け漏れを防ぐことができるのです。ここはこうして、ここはこのままでいいけど中身を少し変えて。そのような話し合いをしていけば、十分最終的な形が見えてきます。あとは、部下がゴールに向けて突き進むだけです。

なぜ完璧を目指してしまうのか？

　人は自分に対して正しく認識できていないことが多いです。単位時間あたりにできるタスクの量は多めに見積もってしまう。1つのタスクにかかる時間は少なく見積もってしまう。集中力が保てる時間は長めに見積もってしまう。

　それらが合わさると何が起きるでしょうか？

　そう、集中できる時間が短く・自分がこなせる仕事は少なく・1つのタスクにかかる時間は長くなってしまいます。結果として思っていたよりも仕事に時間がかかってしまい、いつまで経っても仕事が終わらなくなってしまうのです。

　そして期日が近づけば近づくほど完成品に近い形で提出しないといけないプレッシャーに襲われてしまうのです。

60点を出すにはどうすればいいのか？

　それは、30点でもいいから即着手・提出を心がけることです。

　「それじゃあ、30点で出してるじゃん・・」と思われるかもしれませんが、それぐらいでいいのです。相手に考える猶予を与えることで、残りの30点ぐらいは取れるのです。

　とにかく早く着手して、一回提出する。言われたらその日のうちに一度形として作ったものを提出する。それをひたすら繰り返すのです。

とにかく出すを継続して得られたもの

仕事が早いという定評をもらうことができた

　とりあえず任せておけば、まず仕事が始まる。仕事が始まると問題点があらわになる。上司が解決しないといけない問題があれば上司に対応をお願いする。

　少し傲慢な言い方をすると、上司に仕事をしてもらうことができているということです。これが、自分のところで仕事をギリギリまで止めていると、できないことです。

新しいことへ手を挙げることができた

　自分の元に仕事を溜めていないので、新しいことへも積極的に挑戦することができるようになりました。挑戦の中でも困ったことがあれば上司に相談して解決することができるという安心感もあります。完璧を目指していないので、仕事ができないやつと思われたらどうしようという不安感もだいぶ減っています。

　どんどん自分にとって必要なスキルを磨ける場に挑戦することができています。

まとめ

　とにかく早く出す。これだけで自分の仕事を劇的に変えることができます。

tantan

土木技術者

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2018年大手建設会社へ入社 2023年4月より内勤への異動を命じられる アパートを借り、一人暮らしする費用を賄うためにブログを始める 好きなもの ・猫 ・コーヒー ・ミニマリズム ・読書 ・筋トレ ・BMX ・散歩